Zarząd wspólnoty

Jesteśmy wspólnotą właścicieli mieszkań w kamienicy położonej przy ulicy Dąbrowskiego 96 na Poznańskich Jeżycach.

Na tej stronie zbieramy, czego Wspólnota Mieszkaniowa Dąbrowskiego 96/96A oczekuje od firmy, która zarządza budynkiem albo go administruje. Te same wymagania stawiamy każdej firmie, która obsługuje wspólnotę. Spisaliśmy go na podstawie przepisów, wzorów umów stosowanych na rynku i naszych doświadczeń z ostatnich lat.

Kwoty, limity i szczegóły ustalamy w umowie. Dni liczymy kalendarzowo. Gdy chodzi o dni robocze, piszemy to wprost.

Stan na 28 października 2026 r.

Nieruchomość w skrócie

  • Kamienica z 1910 r. przy ul. Dąbrowskiego 96 i oficyna 96a w podwórzu, Poznań-Jeżyce. Podwórko leży na obszarze wpisanym do rejestru zabytków.
  • 44 lokale, w tym lokale użytkowe, razem ok. 1 680 m². 40 właścicieli uprawnionych do głosowania.
  • Własny węzeł cieplny w piwnicy, zasilany z miejskiej sieci ciepłowniczej. Ogrzewanie rozliczane według podzielników kosztów.
  • Zarząd wybrany przez właścicieli. Członkowie zarządu pracują społecznie, po godzinach.

Jak dzielimy pracę

Zarząd decyduje. Zarządca prowadzi sprawę od zgłoszenia do zamknięcia: znajduje wykonawcę, zbiera oferty, zleca, pilnuje terminów, odbiera prace, rozlicza i zapisuje dokumenty.

Sprawa jest zamknięta, gdy praca jest zrobiona i odebrana, dokumenty są w archiwum, a zgłaszający wie, jak się skończyła.

Obowiązki z ustaw, które zarządca wykonuje w imieniu wspólnoty, zebraliśmy na końcu strony.

Terminy w skrócie

Sprawa Termin
Awaria: zalanie, brak ogrzewania albo ciepłej wody, brak prądu w częściach wspólnych, zablokowane wejście reakcja w 4 godziny, całą dobę
Przeciek dachu albo ściany oględziny w 3 dni robocze
Potwierdzenie zgłoszenia albo wiadomości 1 dzień roboczy
Odpowiedź na wiadomość zarządu 2 dni robocze
Odpowiedź na wiadomość właściciela albo mieszkańca 5 dni roboczych (odpowiedź albo termin odpowiedzi)
Nowe dane logowania do systemu dla właścicieli 3 dni robocze
Ogłoszenie o pracach, przeglądach, wejściu do lokali, przerwie w dostawie co najmniej 7 dni wcześniej
Drobna naprawa w częściach wspólnych 7 dni
Skarga na sprzątanie reakcja w 2 dni robocze
Dokumenty zakończonej pracy (protokół, faktura, gwarancja) w archiwum 7 dni
Protokół przeglądu do zarządu 14 dni od kontroli
Plan wykonania zaleceń z przeglądu 30 dni od protokołu
Propozycja odnowienia polisy 30 dni przed końcem okresu
Dokument polisy i potwierdzenie zapłaty 7 dni od zawarcia
Projekt uchwały na prośbę zarządu 14 dni
Wynik głosowania z datą podjęcia uchwały 7 dni od zamknięcia głosowania
Protokół zebrania i lista ustaleń 14 dni od zebrania
Odpowiedź na reklamację rozliczenia 30 dni
Sprawozdanie dla właścicieli do 10. dnia każdego miesiąca
Raport spraw otwartych dla zarządu co 2 tygodnie
Dane wspólnoty na prośbę zarządu 7 dni
Zgłoszenie zarządowi naruszenia ochrony danych 24 godziny
Przekazanie dokumentów po zakończeniu umowy 14 dni

Kontakt z właścicielami i mieszkańcami

  • Stały kontakt. Zarządca ma stały adres mailowy i telefon i podaje godziny pracy biura.
  • Szybkie potwierdzenie. Każda wiadomość dostaje potwierdzenie w ciągu 1 dnia roboczego. Odpowiedź albo termin odpowiedzi przychodzi w ciągu 5 dni roboczych.
  • Zapowiedzi. O planowanych pracach, przeglądach, wejściach do lokali i przerwach w dostawie wody, ciepła albo prądu zarządca zawiadamia co najmniej 7 dni wcześniej: mailem, w systemie dla właścicieli i ogłoszeniem na klatkach. O awarii informuje tego samego dnia.
  • Sprawy do końca. Gdy sprawa mieszkańca wymaga decyzji zarządu, zarządca przekazuje ją zarządowi z krótkim opisem i propozycją odpowiedzi. Po decyzji sam odpisuje mieszkańcowi.
  • Przepisy ze źródłem. Na pytania o przepisy zarządca odpowiada rzeczowo i podaje ustawę i artykuł. W sprawach spornych proponuje opinię prawnika.
  • Aktualna kartoteka. Zarządca prowadzi aktualną listę właścicieli: adres do korespondencji, mail, telefon, współwłaściciele. Raz na kwartał mówi zarządowi, ilu lokalom brakuje telefonu albo maila.
  • Dostęp do systemu. Każdy właściciel ma działający dostęp do internetowego systemu wspólnoty: stan konta, opłaty, dokumenty, głosowanie. Nowe dane logowania zarządca wydaje w ciągu 3 dni roboczych od prośby.
  • Spotkania. Przy dużych pracach, które dotyczą części lokali, zarządca organizuje spotkanie z ich właścicielami, na miejscu albo online, i przygotowuje warianty kosztów.
  • Ton. Wiadomości do właścicieli są rzeczowe i uprzejme. Sprawy organizacyjne między zarządcą a zarządem omawiamy bez udziału właścicieli.

Współpraca z zarządem

  • Mail jako główny kanał. Sprawy wspólnoty idą mailem na adres zarządu, jeden wątek na sprawę, z nazwą sprawy w temacie. Telefon i komunikator służą do spraw pilnych. Ustalenia z rozmowy zarządca potwierdza mailem.
  • Kopia do zarządu. Każde pismo wysłane w imieniu wspólnoty do urzędu, dostawcy, ubezpieczyciela albo wykonawcy trafia do wiadomości zarządu.
  • Odpowiedź. Na wiadomość zarządu zarządca odpowiada w ciągu 2 dni roboczych, w sprawach pilnych tego samego dnia roboczego. Wystarczy krótko: przyjęte, kiedy będzie, co blokuje.
  • Prośba o decyzję. Gdy zarządca potrzebuje decyzji, pisze: czego dotyczy, jakie są opcje i koszty, do kiedy decyzja jest potrzebna i co się stanie, jeśli jej nie będzie. Przypomina co tydzień.
  • Raport co dwa tygodnie. Zarząd dostaje jedną tabelę otwartych spraw: co zrobiono, następny krok, kto ma ruch i jaki jest termin. „Bez zmian” też jest informacją. Raport może mieć formę wspólnej tablicy spraw, którą zarządca aktualizuje.
  • Obecność przy wizytach. Przy wizytach dostawców, rzeczoznawców, inspektorów i serwisów jest zarządca albo wyznaczona przez niego osoba, z potrzebnymi dokumentami. Członkowie zarządu przychodzą, jeśli chcą.
  • Uwagi właścicieli. Uwagi i skargi właścicieli dotyczące zarządu albo wspólnoty zarządca przekazuje zarządowi mailem: czego dotyczą i co proponuje.
  • Zastępstwo. O urlopie dłuższym niż 2 dni robocze zarządca uprzedza zarząd co najmniej tydzień wcześniej i podaje zastępcę: imię, telefon, mail i jakie decyzje może podejmować. Autoresponder podaje kontakt do zastępcy.

Dokumenty i przejrzystość

  • Każda praca kończy się dokumentem. Po zakończonej pracy zarząd dostaje protokół odbioru albo zdjęcia, fakturę i warunki gwarancji. Dokumenty trafiają do archiwum w ciągu 7 dni.
  • Archiwum wspólnoty. Wspólnota ma uporządkowane archiwum elektroniczne, do którego zarząd ma stały dostęp: umowy, polisy, protokoły przeglądów, uchwały z wynikami, dokumentacja techniczna, oferty, faktury, gwarancje i pisma. Dokumenty należą do wspólnoty. Archiwum jest w miejscu, do którego wspólnota ma dostęp także bez zarządcy.
  • Jedna wersja. Każdy dokument ma jedną obowiązującą wersję. Poprawka ma datę i opis zmiany.
  • Sprawozdanie dla właścicieli. Do 10. dnia miesiąca właściciele dostają krótkie sprawozdanie za poprzedni miesiąc: co zrobiono, co jest w toku, awarie, wydatki powyżej ustalonej kwoty, stan konta i funduszu remontowego oraz łączna kwota zaległości, bez nazwisk.
  • Faktury do wglądu. Zarząd widzi każdą fakturę w ciągu 7 dni od zaksięgowania. Właściciel może obejrzeć faktury i umowy po umówieniu się.
  • Dane na prośbę. Na prośbę zarządu zarządca w ciągu 7 dni przekazuje dane wspólnoty w otwartych formatach (PDF, XLSX albo CSV): kartoteki lokali, listę właścicieli, wyniki głosowań.
  • Uprawnienia. Uprawnienia zarządcy w banku, urzędach i systemach (KSeF, ePUAP, c-KOB, system dla właścicieli) są imienne i można je odwołać. Zarząd ma ich aktualny wykaz.

Finanse i księgowość

  • Rachunek wspólnoty. Pieniądze wspólnoty są tylko na jej rachunku, a fundusz remontowy ma osobny rachunek albo subkonto. Fundusz remontowy nie pokrywa bieżących kosztów bez uchwały. Zarząd ma podgląd rachunku. Wynagrodzenie zarządcy płacimy na podstawie faktury, zarządca nie pobiera go sam z konta wspólnoty.
  • Zestawienie miesięczne dla zarządu. Co miesiąc zarząd dostaje przychody i koszty od początku roku na tle planu, saldo rachunków, stan funduszu remontowego i zaległości z kwotą i okresem zalegania. Na prośbę stan konta i funduszu dostaje w ciągu 3 dni roboczych.
  • Zgoda na wydatki. Wydatki do kwoty z umowy zarządca zleca sam, w ramach planu. Większe zleca, gdy zarząd zgodzi się mailem. Do prośby o zgodę dołącza uzasadnienie i porównanie ofert.
  • Plan i sprawozdanie roczne. Projekt planu gospodarczego jest gotowy do końca lutego i uwzględnia ustalenia z zebrania. Sprawozdanie roczne rozpisuje przychody tak dokładnie jak koszty: zaliczki, fundusz remontowy, media, pożytki, odsetki. Fundusz remontowy jest osobną pozycją.
  • Windykacja. Zarządca ściąga zaległości według zasad, które zarząd przyjmuje raz: przypomnienie, wezwanie do zapłaty, sprawa u prawnika. Nie czeka na osobną zgodę przy każdym koncie. Ugody i kwoty sporne zgłasza zarządowi.
  • Terminy podatkowe i urzędowe. Zarządca pilnuje terminów (zeznanie CIT-8, deklaracja o opłacie za odpady, KSeF, sprawozdanie roczne). O dokumentach, które musi podpisać zarząd, przypomina co najmniej 14 dni wcześniej.
  • Części wspólne. Korzystanie z części wspólnych (szyldy, ogródki, najem) opiera się na umowach. Zarządca zgłasza zarządowi każdy przypadek korzystania bez umowy.
  • Kto za co płaci. Zarządca publikuje zasady, co płaci wspólnota, a co właściciel, np. zamki skrzynek pocztowych albo naprawy w lokalu po awarii części wspólnej. Koszty indywidualne rozlicza z właścicielem przez księgowość.

Rozliczenia mediów

  • Odczyty z protokołem. Każdy odczyt licznika ciepła i wody ma protokół: data, numer urządzenia, stan i zdjęcie wyświetlacza. Te same dane ma protokół montażu i demontażu urządzenia.
  • Akceptacja zarządu. Rozliczenie mediów idzie do właścicieli dopiero po akceptacji zarządu. Zarządca dołącza do niego porównanie z poprzednim rokiem i listę nietypowych wyników, np. lokali bez zużycia albo z uszkodzonym urządzeniem.
  • Umowy z dostawcami. Zarządca pilnuje umów z dostawcą ciepła, wodociągami, dostawcą prądu i firmą rozliczającą: terminów, cen, mocy zamówionej, legalizacji urządzeń i tego, czy umowa obejmuje wszystkie lokale. Przed podpisaniem nowej umowy daje zarządowi listę ryzyk.
  • Faktury za ciepło. Zarządca sprawdza faktury dostawcy ciepła i mówi zarządowi o każdej dopłacie albo karze, np. za zbyt wysoką temperaturę powrotu.
  • Reklamacje. Reklamację rozliczenia zarządca potwierdza, zbiera dane od firmy rozliczającej, przygotowuje projekt odpowiedzi dla zarządu i w ciągu 30 dni wysyła odpowiedź z potwierdzeniem doręczenia.
  • Regulamin rozliczeń. Zarządca dba, żeby regulamin rozliczania ciepła był aktualny i znany mieszkańcom (art. 45a ust. 9–10 Prawa energetycznego).

Uchwały, głosowanie i zebrania

  • Zebranie roczne. Odbywa się w pierwszym kwartale (art. 30 ust. 1 pkt 3 ustawy o własności lokali), na miejscu albo online. Sprawozdanie, projekt planu i projekty uchwał są gotowe co najmniej 3 tygodnie przed zebraniem. Zawiadomienie wychodzi co najmniej 7 dni wcześniej na piśmie (art. 32), a do tego mailem i na klatkach.
  • Protokół i ustalenia. W ciągu 14 dni od zebrania właściciele dostają protokół i listę ustaleń z osobą odpowiedzialną i terminem. Stan ustaleń jest w każdym sprawozdaniu miesięcznym.
  • Projekty uchwał. Na prośbę zarządu zarządca w ciągu 14 dni przygotowuje projekt uchwały z uzasadnieniem i załącznikami (oferta, plan, kosztorys). Pisze też, czy sprawa wymaga uchwały, czy wystarczy decyzja zarządu.
  • Materiały dla wszystkich. Do każdej uchwały zarządca dołącza uzasadnienie i dokumenty w PDF, w systemie internetowym i do kart papierowych.
  • Zasady ważności głosu. Przed głosowaniem zarządca podaje na piśmie, jakie formy głosu przyjmuje (system internetowy, karta, skan karty, mail) i z jakimi danymi oraz jak liczy głosy współwłaścicieli. Zasady nie zmieniają się w trakcie głosowania.
  • Data zamknięcia i stan głosów. Każde głosowanie ma datę zamknięcia. Zarząd ma bieżący podgląd stanu głosów albo dostaje plik w ciągu 1 dnia roboczego od prośby. W czasie głosowania co tydzień dostaje listę lokali, które nie oddały głosu.
  • Głosy do skutku. Zarządca przypomina o głosowaniu (system, mail, SMS), dzwoni do osób, które nie zagłosowały, i rozsyła karty papierowe. Jeśli po 30 dniach nie ma większości, przedstawia zarządowi plan dalszych kroków.
  • Wynik. W ciągu 7 dni od zamknięcia głosowania zarząd dostaje wynik z datą podjęcia uchwały i listą głosów. Protokół wymienia też głosy oddane poza systemem. Każdy właściciel dostaje na piśmie zawiadomienie o treści uchwały (art. 23 ust. 3). Od tego zawiadomienia biegnie 6 tygodni na zaskarżenie uchwały (art. 25 ust. 1a), więc zarządca przechowuje dowody doręczenia.
  • Pomoc prawna. Umowa mówi, czy porada prawna w typowych sprawach wspólnoty jest w cenie. Płatną opinię zarządca zamawia dopiero wtedy, gdy zarząd zaakceptuje cenę i zakres.

Przeglądy i stan techniczny

  • Kalendarz przeglądów. Na początku roku zarząd dostaje kalendarz przeglądów obowiązkowych i serwisowych z datami i wykonawcami. Zarządca zleca je bez przypominania.
  • Protokół. Protokół z przeglądu trafia do zarządu w ciągu 14 dni od kontroli. Uwagi zarządu do protokołu zarządca przekazuje wykonawcy.
  • Zalecenia. W ciągu 30 dni od protokołu zarządca przedstawia plan wykonania zaleceń: co, kto, za ile i do kiedy. Zalecenie z terminem jest wykonane w terminie albo zarząd wcześniej wie, dlaczego nie. Co kwartał zarządca podaje, które zalecenia wykonano.
  • Książka obiektu budowlanego. Zarządca prowadzi książkę obiektu, najlepiej elektronicznie w systemie c-KOB, i w ciągu 7 dni wpisuje do niej kontrole, remonty i awarie (art. 60f i 62b Prawa budowlanego). Umowa wskazuje osobę, która ją prowadzi (art. 60d).
  • Urządzenia. Zarządca prowadzi listę urządzeń w częściach wspólnych (węzeł cieplny, pompy, oświetlenie, czujniki, domofon, brama). Przy każdym podaje firmę, która je obsługuje, i sposób zgłaszania usterek.
  • Gwarancje. Zarządca prowadzi rejestr gwarancji: wykonawca, zakres, data odbioru, koniec gwarancji. Przed końcem gwarancji organizuje przegląd gwarancyjny.
  • Węzeł cieplny. Węzeł ma stałą umowę serwisową z czasem reakcji, np. przyjazd w ciągu 24 godzin przy braku ogrzewania albo ciepłej wody. Do 15 września zarządca potwierdza zarządowi na piśmie, że węzeł jest gotowy do sezonu grzewczego.
  • Po wichurze i ulewie. Po silnym wietrze, intensywnych opadach albo pożarze zarządca zleca kontrolę bezpieczeństwa (art. 62 ust. 1 pkt 4 Prawa budowlanego).

Awarie i naprawy

  • Pogotowie całą dobę. Numer pogotowia technicznego wisi na klatkach i jest na stronie wspólnoty. Przy awarii pogotowie reaguje w ciągu 4 godzin, także w nocy i w święta. Zarząd dostaje informację tego samego dnia.
  • Zlecenia awaryjne. Przy awarii zarządca zleca naprawę sam, do kwoty ustalonej w umowie, i od razu informuje zarząd. Powyżej tej kwoty zarząd odpowiada tego samego albo następnego dnia.
  • Rejestr zgłoszeń. Usterki zarządca przyjmuje jednym kanałem (mail albo formularz) i zapisuje w rejestrze. Zgłaszający i zarząd widzą, na jakim etapie jest zgłoszenie. Zgłaszający dostaje informację o terminie naprawy i o jej wykonaniu.
  • Przecieki. Przeciek to sprawa pilna: oględziny w ciągu 3 dni roboczych, doraźne zabezpieczenie i informacja dla zgłaszającego, co i kiedy będzie zrobione.
  • Po awarii. Po awarii w częściach wspólnych zarządca w ciągu 2 dni roboczych kontaktuje się z lokalami, które mogły ucierpieć, i dokumentuje szkody zdjęciami.
  • Drobne naprawy. Żarówki, baterie w czujnikach, zamki skrzynek, klamki i regulację drzwi zarządca zleca konserwatorowi albo pogotowiu w ciągu 7 dni od zgłoszenia, do miesięcznej kwoty z umowy. Członkowie zarządu nie robią tego sami.
  • Fachowiec zamiast pytań do zarządu. Gdy dostawca, ubezpieczyciel albo urząd pyta o sprawę techniczną, zarządca sprowadza fachowca.
  • Klucze i kody. Zarządca prowadzi rejestr kluczy i kodów do części wspólnych i pomieszczeń technicznych i sam organizuje dostęp dla fachowców. Wie, kto i po co pracuje w częściach wspólnych.

Wykonawcy i oferty

  • Pełna oferta. Każda oferta przekazana zarządowi ma zakres prac, wykonawcę, cenę netto i brutto ze stawką VAT, termin, gwarancję, warunki płatności, skutki niewykonania prac i krótką opinię zarządcy.
  • Porównywalne oferty. Prace powyżej kwoty z umowy wymagają co najmniej dwóch ofert na ten sam zakres, a duże prace trzech. Oferty nie są starsze niż 6 miesięcy i są zestawione w tabeli. Gdy nie da się zebrać ofert, zarządca podaje, kogo pytał.
  • Jedno zapytanie. Przy dużych pracach (dach, elewacja, instalacje) zarządca przygotowuje zapytanie z jednym opisem zakresu, żeby oferty dało się porównać.
  • Zakres przed wizytą. Przed wizytą wykonawcy zarządca daje mu pisemny zakres prac uzgodniony z zarządem. Pytania wykonawcy zbiera i przekazuje zarządowi w jednej wiadomości.
  • Termin i przedpłata. Zlecenie ma termin wykonania. Przedpłatę zarządca wpłaca po zgodzie zarządu i tylko z terminem na piśmie, a przy większych kwotach z karą umowną za opóźnienie.
  • Gwarancja. Zarządca żąda pisemnej gwarancji. Jeśli wykonawca jej nie daje, zarząd wie o tym przed zleceniem.
  • Terminy wykonawców. Zarządca pilnuje terminów i sam ponagla wykonawców. Gdy termin jest zagrożony, mówi o tym zarządowi.
  • Odbiór. Odbiór prowadzi zarządca, w razie potrzeby z fachowcem: protokół, zdjęcia przed i po, sprawdzenie, czy usterka zniknęła i czy faktura zgadza się z ofertą.
  • Lista wykonawców. Zarządca prowadzi listę wykonawców z oceną jakości i terminowości. Koszty błędów wykonawcy obciąża wykonawcę i pilnuje zapłaty.
  • Bez powiązań. Zarządca ujawnia na piśmie swoje powiązania z wykonawcami i nie bierze od nich prowizji.
  • Umowy stałe. Umowy stałe (pogotowie, serwis węzła, sprzątanie, odpady, zieleń) mają na piśmie zakres, cennik i czas reakcji. Raz w roku zarządca je przegląda i proponuje zmiany.

Plan remontów, dotacje i formalności

  • Plan na 3 lata. Raz w roku, przed zebraniem, zarządca przedstawia plan remontów na 3 lata: prace z protokołów i zgłoszeń, szacunkowy koszt, pilność i źródło pieniędzy (fundusz remontowy, dotacje, odszkodowania). Aktualizuje go po każdym przeglądzie.
  • Dotacje. Zarządca śledzi programy dotacji (np. usuwanie azbestu, zieleń, oszczędzanie energii) i z wyprzedzeniem informuje zarząd o naborach.
  • Formalności. Na prośbę zarządu zarządca w uzgodnionym terminie załatwia formalności urzędowe: mapy, wypisy z planu miejscowego, wnioski do konserwatora zabytków i o dotacje. Pomaga znaleźć projektanta.

Sprzątanie, porządek i odpady

  • Harmonogram. Zakres i harmonogram sprzątania klatek, piwnic i podwórka są w umowie z firmą sprzątającą i wiszą na klatkach. Po każdym sprzątaniu jest wpis na karcie.
  • Kontrola. Zarządca sprawdza sprzątanie co najmniej raz w miesiącu i reaguje na skargę w ciągu 2 dni roboczych.
  • Porządek. Prywatne rzeczy na klatkach i podwórku zarządca zgłasza właścicielom z terminem usunięcia. Po terminie przedstawia zarządowi propozycję i koszt usunięcia. Drogi ewakuacyjne są zawsze wolne.
  • Odpady. Pojemniki mają stałe, dostępne miejsce. Zarządca ustala zasady z firmą sprzątającą i firmą odbierającą odpady. Deklarację o opłacie za odpady przygotowuje do podpisu zarządu i aktualizuje po każdej zmianie.
  • Prace sezonowe. Koszenie, przycinanie, czyszczenie rynien i odśnieżanie zarządca zleca według rocznego planu.

Ubezpieczenie i szkody

  • Odnowienie polisy. Propozycję odnowienia polisy budynku zarządca przedstawia co najmniej 30 dni przed końcem okresu, z porównaniem co najmniej dwóch ofert: suma ubezpieczenia, zakres, udział własny, składka. W ciągu 7 dni od zawarcia przesyła zarządowi dokument polisy i potwierdzenie zapłaty.
  • Szkody. Szkodę zarządca zgłasza w ciągu 3 dni roboczych i bierze udział w oględzinach. Komplet dokumentów (zdjęcia, protokoły, faktury) wysyła ubezpieczycielowi w ciągu 14 dni od końca prac. Decyzje ubezpieczyciela przekazuje zarządowi, a od zaniżonych odszkodowań się odwołuje.
  • Rejestr szkód. Przy każdej szkodzie zarządca prowadzi zestawienie: numer, data, zgłoszone koszty, wypłata, dopłata wspólnoty, stan odwołania.
  • Sprawy z terminem. Sprawy z terminem (polisa, umowy, zgody) zarządca wysyła mailem z datą graniczną i przypomina 7 i 2 dni przed terminem.

Poczta i adres wspólnoty

  • Adres do korespondencji. U ubezpieczycieli, dostawców i w urzędach adresem do korespondencji wspólnoty jest biuro zarządcy. Zarządca odbiera listy polecone i w ciągu 2 dni roboczych wysyła zarządowi skany ważnych pism.
  • Zwroty. Na listach do właścicieli adresem zwrotnym jest biuro zarządcy. Zwroty zarządca odbiera sam i na ich podstawie poprawia adresy w kartotece.

Dane osobowe

  • Umowa powierzenia. Wspólnota i zarządca mają umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO) z listą podwykonawców, np. dostawcy systemu dla właścicieli, firmy rozliczającej ciepło, kancelarii.
  • Naruszenia. Każde naruszenie ochrony danych, np. wysłanie rozliczenia do niewłaściwej osoby, zarządca zgłasza zarządowi w ciągu 24 godzin. Wspólnota ma tylko 72 godziny na zgłoszenie do Prezesa UODO (art. 33 RODO).
  • Zaległości. Imienne informacje o zaległościach dostaje tylko zarząd. Właściciele w sprawozdaniach widzą kwoty łączne.
  • Monitoring i inne systemy. Monitoring i inne systemy, które zbierają dane, mają regulamin, oznaczenia i zasady dostępu gotowe przed uruchomieniem.
  • Kody i hasła. Danych logowania, kodów i haseł nie wysyła się w mailach do wielu osób ani nie wpisuje do zleceń dla firm.

Przekazanie dokumentów

  • Na początek. Zarządca, który zaczyna pracę, spisuje protokół przejęcia nieruchomości i dokumentacji: technicznej, książki obiektu, eksploatacyjnej i finansowej (art. 29 ust. 1b ustawy o własności lokali).
  • Na koniec. Gdy umowa się kończy, zarządca w ciągu 14 dni przekazuje protokołem komplet dokumentów i dostępów:
    • umowy i polisy,
    • uchwały, protokoły zebrań i wyniki głosowań,
    • protokoły przeglądów i książkę obiektu, a elektroniczną w systemie c-KOB (art. 60i Prawa budowlanego),
    • dokumentację techniczną,
    • kartoteki lokali, ewidencję księgową, salda, listę zaległości i rozliczenie środków,
    • spis właścicieli i udziałów,
    • rejestry szkód, zgłoszeń, gwarancji i wykonawców,
    • korespondencję w sprawach otwartych i sprawy windykacyjne,
    • klucze, piloty i kody,
    • eksport danych z systemu dla właścicieli,
    • wykaz uprawnień w banku, urzędach i systemach.
  • Okres wypowiedzenia. W okresie wypowiedzenia zarządca kończy albo przekazuje sprawy w toku. Po zakończeniu umowy zwraca albo usuwa dane osobowe (art. 28 ust. 3 lit. g RODO).

Umowa

W umowie chcemy mieć:

  • Forma. Na piśmie albo podpisana elektronicznie (art. 185 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami).
  • Polisa OC zarządcy. Kopia aktualnej polisy jako załącznik i nowa kopia po każdym odnowieniu (art. 186 ust. 3 i 3a). Minimalna suma gwarancyjna z przepisów to równowartość 50 000 euro. Jeśli zarządca nie przedstawi kopii w ciągu 7 dni od pisemnego wezwania, wspólnota może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym (art. 186 ust. 3b).
  • Opiekun i zastępca. Wskazani z imienia i nazwiska. Zmiana opiekuna tylko po zawiadomieniu zarządu.
  • Zakres. Lista czynności w cenie, między innymi zbieranie głosów, kontakt z właścicielami, prowadzenie napraw, obsługa szkód i raporty, oraz cennik czynności dodatkowych. Każdy obowiązek z przepisów ma w umowie wykonawcę: zarządcę albo zarząd.
  • Pełnomocnictwo. Co zarządca może podpisać sam (np. zlecenia do ustalonej kwoty, zgłoszenia szkód, pisma do dostawców), a co tylko zarząd. Zarządca nie podpisuje umów wieloletnich.
  • Kwoty. Kwota, do której zarządca sam zleca naprawy awaryjne, miesięczna kwota na drobne naprawy i próg, od którego potrzebne są oferty porównawcze.
  • Terminy. Terminy z tej strony jako załącznik.
  • Wynagrodzenie. Stawka za m² albo ryczałt, zatwierdzone uchwałą właścicieli (art. 22 ust. 3 pkt 1 ustawy o własności lokali). Zmiana stawki tylko za zgodą wspólnoty.
  • Czas trwania. Czas nieokreślony, wypowiedzenie najwyżej 3 miesiące, bez kar za wypowiedzenie.
  • Odpowiedzialność. Koszty błędów z winy zarządcy, np. odsetki, kary albo utracone odszkodowanie, pokrywa zarządca.
  • Przegląd umowy. Raz w roku wspólnie sprawdzamy, jak działają terminy z umowy, i w razie potrzeby zmieniamy zakres.

Co zapewnia zarząd

Umowa działa w obie strony. Zarząd:

  • odpowiada na prośbę o decyzję z kompletem informacji w ciągu 7 dni, a w sprawach pilnych tego samego albo następnego dnia; gdy nie zdąży, podaje termin,
  • podaje decyzje mailem, na adres zarządcy,
  • przyjmuje raz, na piśmie, stałe zasady: kwoty dla zleceń, zasady windykacji, progi ofert, żeby zarządca nie musiał pytać przy każdej sprawie,
  • wskazuje osobę do kontaktu w każdej sprawie,
  • publikuje ogłoszenia dla właścicieli na stronie wspólnoty i prowadzi wspólną tablicę spraw.

Przepisy i obowiązki z nich

U nas zarząd wybierają właściciele (art. 20 ustawy o własności lokali), a firma zarządza budynkiem na podstawie umowy ze wspólnotą. Obowiązki z ustaw ciążą na zarządzie i na wspólnocie. Zarządca wykonuje je w naszym imieniu w zakresie, który zapisze umowa.

Ustawa o gospodarce nieruchomościami (art. 184b) mówi, że zarządzanie nieruchomością to dbanie o finanse, bezpieczeństwo i właściwą eksploatację, gospodarkę energetyczną, bieżące administrowanie, utrzymanie budynku w stanie niepogorszonym i uzasadnione inwestowanie.

Najważniejsze przepisy

Kalendarz obowiązków

Co Jak często albo do kiedy Podstawa
Rozliczenia przez rachunek bankowy wspólnoty stale art. 30 ust. 1 pkt 1 uwl
Wpłaty zaliczek od właścicieli do 10. dnia każdego miesiąca art. 15 ust. 1 uwl
Ewidencja kosztów zarządu, zaliczek i innych rozliczeń stale, rozliczenie za rok kalendarzowy art. 29 ust. 1 i 1a uwl
Spis właścicieli i udziałów, przechowywanie dokumentacji technicznej stale art. 29 ust. 1b uwl
Zebranie roczne: sprawozdanie, plan gospodarczy, absolutorium do 31 marca art. 30 ust. 1 i 2 uwl
Zawiadomienie o zebraniu na piśmie, co najmniej 7 dni przed art. 32 uwl
Zawiadomienie o uchwale podjętej w głosowaniu indywidualnym na piśmie, każdy właściciel art. 23 ust. 3 uwl
Zeznanie CIT-8 wspólnoty do 31 marca art. 27 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych
Kontrola roczna: dach, rynny, elewacja, instalacja gazowa, przewody kominowe co najmniej raz w roku art. 62 ust. 1 pkt 1 pb
Kontrola pięcioletnia z badaniem instalacji elektrycznej i piorunochronnej co najmniej raz na 5 lat art. 62 ust. 1 pkt 2 pb
Kontrola po wichurze, intensywnych opadach, pożarze za każdym razem art. 62 ust. 1 pkt 4 pb
Kontrola na zgłoszenie mieszkańca o nieuzasadnionej ingerencji w budynek w 3 dni od zgłoszenia art. 62 ust. 1 pkt 4a i ust. 2a pb
Usunięcie uszkodzeń grożących katastrofą, pożarem, wybuchem, porażeniem albo zatruciem gazem w czasie kontroli albo zaraz po niej art. 70 pb
Wpis do książki obiektu budowlanego w 7 dni od zdarzenia art. 60f i 62b pb
Przeniesienie papierowej książki obiektu do systemu c-KOB do 31 grudnia 2031 art. 6 ust. 3 ustawy z 7 lipca 2022 r. (Dz.U. 2022 poz. 1557)
Przechowywanie dokumentacji budowy i robót przez cały czas istnienia budynku art. 63 pb
Czyszczenie przewodów wentylacyjnych, spalinowych i dymowych raz w roku, co 6 miesięcy, co 3 miesiące § 34 rozporządzenia o ochronie przeciwpożarowej
Przegląd gaśnic i urządzeń przeciwpożarowych, jeśli są co najmniej raz w roku § 3 rozporządzenia o ochronie przeciwpożarowej
Regulamin rozliczeń ciepła i podanie go do wiadomości mieszkańców 14 dni od wprowadzenia art. 45a ust. 9–10 Pe
Informacja o rozliczeniu kosztów ciepła dla lokali co najmniej raz w roku art. 45c Pe
Ciepłomierze, podzielniki i wodomierze ciepłej wody ze zdalnym odczytem do 1 stycznia 2027 art. 16 ustawy z 20 kwietnia 2021 r. (Dz.U. 2021 poz. 868)
Analiza ryzyk wewnętrznej instalacji wodociągowej obowiązek od 21 maja 2026 art. 4i ust. 7 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę, dodany w 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 605)
Deklaracja o źródle ciepła do centralnej ewidencji emisyjności budynków 14 dni od zmiany źródła art. 27g ustawy o wspieraniu termomodernizacji i remontów
Deklaracja o opłacie za odpady i jej korekta do 10. dnia miesiąca po zmianie art. 2 ust. 3 i art. 6m ust. 2 ucpg
Aktualna polisa OC zarządcy w aktach umowy stale, nowa kopia po każdej zmianie art. 186 ust. 3 i 3a ugn

Kontakt

Pytania i uwagi do tej strony: zarzad@dabrowskiego96.pl.